Effiziente Lösungen gegen
steigende Kosten und Personalmangel
Damit Sie sich als Unternehmer:in auf das Wesentliche konzentrieren können.
FAQ
Ihre Anrufer haben viele Fragen - unsere Callegen sind vorbereitet und kennen die Antworten.
Dokumentation
Wir schaffen Klarheit über das Telefonverhalten Ihrer Kunden. Wieviele Neukunden? Wann kommen zuviele Anrufe?
Augenhöhe
Partnerschaft statt Bindung durch
monatlich kündbare Verträge.
Das Telefon ist immer noch Kommunikationskanal Nummer 1
"Menschen rufen Sie aus zwei wesentlichen Gründen an: Sie möchten etwas kaufen oder haben offene Fragen. Wäre es nicht ideal, wenn diese Kunden gar nicht erst anrufen müssten?
Wir dokumentieren Ihre Telefonate präzise und identifizieren Schwachstellen Ihrer Customer-Journey durch detaillierte Analysen. Wir sind erst dann zufrieden, wenn Ihre Kunden und Sie es sind."
Christian Kocura
Geschäftsführer
1. Sie sind rund um die Uhr erreichbar.
Erstens kommt es anders und zweitens als man plant.
Mitarbeitende melden sich krank, Kampagnen schlagen plötzlich ein, Kunden kaufen spontan gleichzeitig. Die Gründe für unvorhersehbare Situationen sind vielfältig. Ihre Callegen sind immer da, wenn Sie gebraucht werden.
2. Ihr Personal wird entlastet.
Der Spagat zwischen der Kundenbetreuung vor Ort und klingelnden Telefonen ist immer stressig. Schließlich kann der Mitarbeitende nicht mehr als arbeiten und muss einen Vorgang priorisieren. Mit der Folge, dass wieder irgendetwas hinten herunterfällt.
Unsere Callegen halten Ihrem Team den Rücken frei und kümmern sich um das Telefon. So bleibt der Fokus bei Ihnen und Ihre Mitarbeitenden bleiben Ihnen treu.
3. Potenzial für Optimierung wird aufgedeckt.
Wann rufen (potentielle) Kunden immer wieder an? Warum rufen sie bei Ihnen an? Es wäre zu schön, wenn alle bei Ihnen Geld ausgeben möchten. Oft gibt es offene Fragen zu Produkten, Bestellungen und Reklamationen. Aber warum haben sie die? An welchem Punkt der Customer-Journey wurde sie nicht beantwortet?
Sie erfahren es durch unsere Dashboard-Analyse und können hieraus Schlüsse für eine verbesserte Kommunikation ziehen.
4. Prozesse werden verschlankt.
Das On- und Offboarding von neuen Mitarbeitenden verschlingt Ressourcen. Das ständige schulen, trainieren und testen des Wissens über Ihr Unternehmen gehört der Vergangenheit an. Sie haben mit uns nur noch einen persönlichen Ansprechpartner, der all diese Themen löst.
Klingt gut? So geht es weiter
Unsere Zusammenarbeit gliedert sich in vier einfache Phasen
Setup:
Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir einen maßgeschneiderten Gespr ächsleitfaden und definieren einen mehrstufigen Kommunikationsprozess, der optimal auf Ihre Kunden abgestimmt ist.
Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir einen maßgeschneiderten Gespr ächsleitfaden und definieren einen mehrstufigen Kommunikationsprozess, der optimal auf Ihre Kunden abgestimmt ist.
Für häufig wiederkehrende Anliegen erstellen wir bei Bedarf eine strukturierte FAQ‒Datenbank, die eine schnelle und konsistente Beantwortung ermöglicht.
Umsetzung:
Wir richten die notwendige Telefoninfrastruktur ein und unsere Callegen werden gezielt auf Ihre spezifischen Anforderungen geschult, um eine kompetente und authentische Kommunikation sicherzustellen. Die Rufweiterschaltung wird, gerne mit unserer Hilfe, eingerichtet.
Wir richten die notwendige Telefoninfrastruktur ein und unsere Callegen werden gezielt auf Ihre spezifischen Anforderungen geschult, um eine kompetente und authentische Kommunikation sicherzustellen. Die Rufweiterschaltung wird, gerne mit unserer Hilfe, eingerichtet.
Startphase:
Die ersten Telefonate werden geführt. Wir überprüfen jede Gesprächsnachricht, vergleichen Prozessvorgabe mit Ergebnissen und stellen erste Verbesserungen ein.
Feedback‒Gespräche und Auswertungen:
Feedback unserer Callegen und Abweichungen legen wir Ihnen vor und steuern gemeinsam nach. Fehlende Informationen in der FAQ‒Datenbank werden eingeholt. Über unser Dashboard erkennen Sie erste Potenziale für Verbesserungen.
Feedback unserer Callegen und Abweichungen legen wir Ihnen vor und steuern gemeinsam nach. Fehlende Informationen in der FAQ‒Datenbank werden eingeholt. Über unser Dashboard erkennen Sie erste Potenziale für Verbesserungen.
Wir sind persönlich für Sie da.
Jeden Tag. Wenn Sie uns brauchen.
Christian Kocura
Gründer und Geschäftsführer
Bereits mit 15 Jahren habe ich beim Arbeiten im Geschäft meiner Eltern bemerkt, dass zufriedene Kunden genau mein Ding sind.
In meiner Ausbildung, meinem nebenberuflichen Studium und über 30 Jahren im Vertrieb in unterschiedlichsten Positionen, habe ich gelernt, auf Menschen einzugehen, ihnen zuzuhören und Lösungen zu erarbeiten, die genau das machen. Zufrieden.
Meine Kunden schätzen darüberhinaus meine Impulse zu ihren eigenen vertrieblichen Herausforderungen und welchen Impact die Telefonie auf die Umsätze des Hotels hat.
Ehrlichkeit, Augenhöhe und echte Partnerschaft sind bei mir nicht nur Worte, sondern gelebte Praxis.
Als Kurator Deutschlands großer Kreativspendenorganisation "It`s for Kids" setze ich mich aktiv für benachteilgte Kinder ein.
Susann Kocura
Leitung Kundenservice
Ich bin die mit dem Röntgenblick für Prozesse und dem Herz für unsere Kundinnen und Kunden.
Wenn irgendwo ein Sandkorn im Getriebe steckt, finde ich es. Und wenn ein Ablauf noch Luft nach oben hat, dann wird optimiert – mit Leidenschaft, Präzision und einem guten Schuss Neugier.
Als Betriebswirtin habe ich früh gelernt, wie man große Dinge bewegt – und kleine nicht übersieht. Ich liebe es, mich in komplexe Kundenprozesse hineinzudenken, Strukturen zu hinterfragen und Lösungen zu entwickeln, die nicht nur funktionieren, sondern begeistern.
Mein Lieblingsmoment? Wenn ich sehe, wie unsere Anpassungen in der Praxis funktionieren und unsere Kund:innen spürbar profitieren.
Und dann ist da noch Christian – mein Mann und mein Sparringspartner. Als starkes Team denken wir weiter, fordern uns heraus und wachsen an jeder neuen Aufgabe.
Cindy Vogel
Kundenservice
Kundenservice ist genau mein Ding.
Seit Kindesbeinen liebe ich es, zu organisieren und Projekte ans Laufen zu bringen. Deswegen arbeite ich so gerne bei den Callegen, denn hier kann ich Prozesse gestalten und für unsere Kunden gute Lösungen finden. Hierbei hat mir neben der kaufmännischen Ausbildung auch mein nebenberufliches Studium oft geholfen.
Wenn es bei uns im Büro einmal hektisch wird, bringt mich nichts aus der Ruhe. Denn als Familienmanagerin kenne ich stressige Situationen nur zu gut.
Fragen und Antworten
Wie lange dauert die Einrichtung des Telefonservices?
Es braucht nicht viel zum Start. Zunächst benötigen wir eine Tabelle mit allen MitarbeiterInnen, nach denen am Telefon gefragt werden kann. Dazu kommt ein FAQ-Dokument, dessen Inhalte wir zu großen Teilen aus einer gepflegten Website ziehen. Jetzt fehlt nur noch ein Interview mit uns, in dem wir die Vorgehensweise und Arbeitsanweisungen für unsere Agenten definieren. Wenn wir am gleichen Strang ziehen, vergehen vom Beratungstermin bis zum ersten Telefonat nur 14 Tage.
Was passiert, wenn meine Mitarbeiter einen Anruf nicht entgegennehmen können?
Ihre Telefonanlage leitet idealerweise nach dem 3.-5. Klingelton den Anruf zu unseren Callegen. Aufgrund der angewählten, kundenindividuellen Rufnummer erkennen wir sofort, wie wir uns melden sollen und wie wir mit den Wünschen und Fragen der Anrufenden umgehen. Unser klares Ziel ist hier, die Anrufe mit Fallabschluss zu beenden. So brauchen Sie Ihren Anrufer nicht mehr zurückrufen. Fall erledigt.
Kann der Service individuell angepasst werden?
Jedes Unternehmen hat eine eigene DNA und unterscheidet sich auf viele verschiedene Weisen. Sei es über die Positionierung, den Stil oder eine regionale Begrüßung. Wir übernehmen regionale Begrüßungen wie "Moin" und passen auch sämtliche Prozesse so an, dass der Anrufer "sein" Unternehmen erkennt.
Wie lange binde ich mich an die Callegen?
Wir überzeugen lieber durch Leistung als durch Vertragsbindungen. Wir vereinbaren monatlich kündbare Verträge. Sollten Sie mit uns nicht zufrieden sein entfernen Sie die Rufweiterschaltung und haben lediglich noch für einen Monat die Grundgebühr zu tragen.
Wie werden die Callegen bezahlt?
Wir nennen es liebevoll den Dreiklang. Einmalige Gebühren für den Start, monatlich fixe Gebühren für die Bereitstellung und eine präzise Abrechnung der Gespräche nach Verbrauch. Sie erhalten eine transparente Abrechnung mit dem telefonierten Volumen auch im zeitlichen Verlauf.
Wie kann ich mir die Zusammenarbeit vorstellen?
WIr verstehen unsere Zusammenarbeit mit Ihnen als gelebte Partnerschaft. Auf Augenhöhe und mit Respekt füreinander. WIr engagieren uns persönlich und sind erst zufrieden wenn SIe es auch sind. Trotz einfach und schnell kündbarer Veträge arbeiten wir mit vielen Unternehmen seit Jahren erfolgreich zusammen.
Zuverlässig und mit kurzen Reaktionszeiten sind wir für Sie da.
Wieviel Zeit muss ich für die Vorbereitung einplanen?
Es braucht nicht viel Zeit. In einem Interview von maximal 45-60 Minuten besprechen wir die Inhalte, was am Telefon passieren kann und soll. Dazu kommen ein paar Dokumente, wie z.B. eine Telefonliste Ihrer Mitarbeitenden. Den Rest erledigen wir und kommen nur noch mit Detailsfragen auf SIe zu.
Danach brauchen Sie nur noch die Rufweiterschaltung einrichten (lassen). Auch hier stehen wir beratend zur Seite.
Callegen - was bedeutet der Name?
Unser Name Callegen ist eine Kombination aus den Worten „Kollegen“ und „Call“. Wir verstehen uns als die Kollegen, die sich um Ihre Calls kümmern – und genau darin sind wir richtig gut. In enger Zusammenarbeit mit den Teams vor Ort sorgen wir gemeinsam für zufriedene Kunden.
Unsere Werte Partnerschaft, Augenhöhe und Respekt spiegeln sich auf diese Weise in unserem Firmennamen wider.
Callegen GmbH
Schillerstr. 14
51379 Leverkusen