Ihre Mandanten erreichen jemanden. Ihr Team arbeitet ungestört.
Jeder Anruf unterbricht konzentrierte Arbeit an Abschlüssen, Erklärungen und Fristen. Callegen nimmt die Anrufe Ihrer Kanzlei an, vereinbart Termine und klärt Standardfragen. Persönlich, verschwiegen und so, als säßen wir bei Ihnen im Büro.
- feste Ansprechpartner
- Verschwiegenheit
- Termine und Rückfragen
Ab 99 €/Monat + Verbrauch nach Minuten, monatlich kündbar.
Kostenloser Rückruf
Keine Lust zu scrollen? Nummer da lassen, wir rufen zurück.
Unsere Preisstruktur passt auf eine Postkarte
Keine versteckten Klauseln, keine Mindestlaufzeit-Tricks.
Drei Bausteine, die Sie jederzeit nachvollziehen können.
Startgebühr (einmalig)
Gesprächsleitfaden und FAQ-Datenbank individuell für Ihr Unternehmen aufgesetzt, die Basis aus Phase 1.
Grundgebühr (monatlich, ab 99 €)
Ein planbarer Fixbetrag dafür, dass Ihre Callegen jederzeit erreichbar und auf Ihr Unternehmen geschult sind.
Verbrauch (nach Volumen)
Abrechnung nach telefonierter Zeit, transparent im zeitlichen Verlauf einsehbar, keine Pauschale ohne Gegenwert.
Konzentriert arbeiten, während wir telefonieren
Wir übernehmen die Anrufe, die Ihre Mitarbeitenden aus der Arbeit reißen, und geben nur weiter, was wirklich Ihre Aufmerksamkeit braucht.
Termine und Rückrufe
Wir vereinbaren Beratungstermine, nehmen Rückrufwünsche auf und leiten dringende Anliegen sofort an die richtige Person weiter.
Standardfragen zur Kanzlei
Öffnungszeiten, fehlende Unterlagen, Stand der Bearbeitung nach Ihren Vorgaben: Mit einer FAQ zu Ihrer Kanzlei beantworten wir wiederkehrende Fragen direkt.
Verschwiegenheit
Steuerberatung lebt von Vertrauen. Wir behandeln jedes Gespräch vertraulich. Verschwiegenheit ist in unserem Vertrag festgeschrieben, dazu kommt ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
„Mandanten rufen meist aus zwei Gründen an: Sie brauchen einen Termin oder haben eine Rückfrage. Beides lässt sich sauber organisieren, ohne dass Ihr Team jedes Mal die Arbeit unterbrechen muss. Wir dokumentieren die Anrufgründe und zeigen Ihnen, welche Fragen Sie künftig schon vorher beantworten können.“
Was wir für Ihre Kanzlei lösen
Fachkräftemangel in der Kanzlei
Gute Mitarbeitende sind schwer zu finden. Ihre Zeit gehört der fachlichen Arbeit, nicht der Telefonzentrale.
Ständige Unterbrechungen
Jeder Anruf reißt aus der Konzentration. Wir bündeln Anliegen und geben sie geordnet weiter, per E-Mail oder im Dashboard.
Spitzen in der Fristenzeit
Vor Abgabefristen und zum Jahresabschluss klingelt das Telefon besonders oft. Gerade dann bleiben Sie erreichbar.
Wiederkehrende Fragen
Viele Anrufe drehen sich um dieselben Themen. Unser Reporting zeigt, welche das sind, damit Sie sie künftig schon vorher beantworten können.
Unsere Zusammenarbeit gliedert sich in vier einfache Phasen
Setup
Gemeinsam entwickeln wir einen maßgeschneiderten Gesprächsleitfaden und bei Bedarf eine strukturierte FAQ-Datenbank.
Umsetzung
Wir richten die Telefoninfrastruktur ein, schulen unsere Callegen gezielt und helfen bei der Rufweiterschaltung.
Startphase
Die ersten Telefonate werden geführt. Wir prüfen jede Gesprächsnachricht und stellen erste Verbesserungen ein.
Auswertung
Feedback und Abweichungen legen wir Ihnen vor und steuern gemeinsam nach, Potenziale erkennen Sie im Dashboard.
Kein Callcenter-Skript. Echte Kolleg:innen.
Was das für Ihren Alltag konkret bedeutet, Punkt für Punkt.
- Wechselnde, anonyme Agent:innen
- Skript ohne Tiefe zu Ihrem Unternehmen
- Lange Vertragslaufzeiten
- Blackbox-Reporting
- Nachricht aufnehmen, Sie rufen zurück
- Feste Ansprechpartner, die Sie kennen
- Strukturierte FAQ-Datenbank zu Ihrem Betrieb
- Monatlich kündbar
- Transparentes Dashboard mit allen Kennzahlen
- Fallabschluss im ersten Anruf, kein Rückruf nötig
Jeden Tag.
Wenn Sie uns brauchen.
Christian KocuraGründer und Geschäftsführer
Über 30 Jahre im Vertrieb in unterschiedlichsten Positionen, dabei gelernt, auf Menschen einzugehen, ihnen zuzuhören und Lösungen zu erarbeiten, die zufrieden machen. Ehrlichkeit, Augenhöhe und echte Partnerschaft sind gelebte Praxis.
Susann KocuraLeitung Kundenservice
Der Röntgenblick für Prozesse und das Herz für unsere Kund:innen. Als Betriebswirtin denkt sie sich in komplexe Kundenprozesse hinein und entwickelt Lösungen, die nicht nur funktionieren, sondern begeistern.
Das sagen Kunden über unsere Zusammenarbeit
Thomas TerhaagPartner, Terhaag & Schriefers PartG mbB Steuerberatungsgesellschaft
„Durch die Callegen können unsere Mandanten jeden Prozess zu jeder Zeit mit dem ersten Telefonat anstoßen und erleben eine große Freundlichkeit. Bisher hat kein Anrufer gemerkt, dass er nicht mit unserer Kanzlei verbunden war.“
Rita KuckeinCluster General Manager, Hofgut Wißberg
„Die Zusammenarbeit mit Callegen ist für uns eine große Unterstützung im operativen Alltag. Viele Standardfragen unserer Gäste werden bereits schnell und kompetent beantwortet, wodurch unser Empfangsteam spürbar entlastet wird. Anliegen, die eine persönliche Bearbeitung erfordern, werden zuverlässig aufgenommen und per E-Mail an unser Team weitergeleitet – so können wir diese sukzessive und strukturiert abarbeiten. Die Callegen schaffen Freiräume für das Empfangsteam, ohne dass dabei die Servicequalität oder persönliche Betreuung unserer Gäste zu kurz kommt.“
Bereit für eine Kanzlei, die erreichbar bleibt?
In einem unverbindlichen Erstgespräch schauen wir gemeinsam, welche Anrufe in Ihrer Kanzlei anfallen und wie wir Ihr Team entlasten können.
- Einfache Implementierung
- Kosteneffiziente Lösung
- Geringerer Personalbedarf
Oder schreiben Sie uns direkt
Wir melden uns in der Regel innerhalb eines Werktags zurück.
Häufig gestellte Fragen
Dürfen Steuerberater ihren Telefonservice auslagern?
Ja. Steuerberater dürfen externe Dienstleister einbinden, wenn diese sorgfältig ausgewählt und schriftlich zur Verschwiegenheit verpflichtet werden (§ 62a StBerG). Unser Dienstleistungsvertrag enthält eine Verschwiegenheitsklausel, zusätzlich schließen wir mit Ihnen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) nach DSGVO.
Beraten die Callegen auch steuerlich?
Nein. Steuerliche Beratung bleibt bei Ihnen. Wir nehmen Anliegen auf, vereinbaren Termine und beantworten organisatorische Fragen nach Ihren Vorgaben. Alles Fachliche geben wir an Ihr Team weiter.
Welche Anrufe übernehmen Sie für meine Kanzlei?
Typisch sind Terminvereinbarungen, Rückrufwünsche, Fragen zu fehlenden Unterlagen, allgemeine Fragen zur Kanzlei sowie die Weiterleitung dringender Anliegen. Was genau dazugehört, legen wir im Setup gemeinsam fest.
Wie erfahre ich, wer angerufen hat?
Sie erhalten jede Gesprächsnotiz zeitnah per E-Mail und sehen alle Anrufe zusätzlich in Ihrem Dashboard. Dringende Anliegen leiten wir sofort an die vereinbarte Person weiter.
Wie lange dauert die Einrichtung des Telefonservices?
Es braucht nicht viel zum Start: eine Mitarbeiterliste, ein FAQ-Dokument (das wir großteils aus Ihrer gepflegten Website ziehen) und ein Interview zur Definition der Arbeitsanweisungen. Vom Beratungstermin bis zum ersten Telefonat vergehen so nur 14 Tage.
Wie lange binde ich mich an die Callegen?
Wir überzeugen lieber durch Leistung als durch Vertragsbindung, monatlich kündbar. Bei Unzufriedenheit entfernen Sie die Rufweiterschaltung und zahlen nur noch einen weiteren Monat Grundgebühr.
Wie werden die Callegen bezahlt?
Der Dreiklang: einmalige Startgebühr, eine monatliche Grundgebühr ab 99 € für die Bereitstellung, plus präzise Abrechnung nach telefoniertem Volumen, transparent im zeitlichen Verlauf einsehbar.
Callegen: Was bedeutet der Name?
Eine Kombination aus „Kollegen“ und „Call“. Wir verstehen uns als die Kollegen, die sich um Ihre Calls kümmern, in enger Zusammenarbeit mit Ihren Teams vor Ort für zufriedene Kunden.