Ihr Empfang ist beim Patienten. Das Telefon ist bei uns.
Am Empfang wartet ein Patient, im Behandlungszimmer wird assistiert, und das Telefon klingelt trotzdem. Callegen nimmt die Anrufe Ihrer Praxis an, vergibt Termine, nimmt Absagen auf und gibt dringende Fälle sofort an Ihr Team weiter.
- feste Ansprechpartner
- Termine und Absagen
- Verschwiegenheit
Ab 99 €/Monat + Verbrauch nach Minuten, monatlich kündbar.
Kostenloser Rückruf
Keine Lust zu scrollen? Nummer da lassen, wir rufen zurück.
Unsere Preisstruktur passt auf eine Postkarte
Keine versteckten Klauseln, keine Mindestlaufzeit-Tricks.
Drei Bausteine, die Sie jederzeit nachvollziehen können.
Startgebühr (einmalig)
Gesprächsleitfaden und FAQ-Datenbank individuell für Ihr Unternehmen aufgesetzt, die Basis aus Phase 1.
Grundgebühr (monatlich, ab 99 €)
Ein planbarer Fixbetrag dafür, dass Ihre Callegen jederzeit erreichbar und auf Ihr Unternehmen geschult sind.
Verbrauch (nach Volumen)
Abrechnung nach telefonierter Zeit, transparent im zeitlichen Verlauf einsehbar, keine Pauschale ohne Gegenwert.
Ihr Team beim Patienten, das Telefon bei uns
Wir übernehmen die Anrufe, die Ihr Praxisteam vom Empfang und von der Behandlung wegholen, und geben nur weiter, was wirklich Ihre Aufmerksamkeit braucht.
Termine und Absagen
Wir vergeben Termine, nehmen Verschiebungen und Absagen auf und tragen sie direkt in Ihr System ein, wenn Sie uns Zugriff geben. So bleiben weniger Termine leer.
Schmerzpatienten priorisieren
Wer mit Schmerzen anruft, wird nach Ihren Vorgaben sofort weitergeleitet oder bekommt den nächsten freien Akuttermin. Medizinische Einschätzungen bleiben selbstverständlich bei Ihnen.
Verschwiegenheit
Patientendaten sind sensibel. Verschwiegenheit ist in unserem Vertrag festgeschrieben, dazu schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
„Patienten rufen in der Praxis meist aus zwei Gründen an: Sie brauchen einen Termin oder haben eine organisatorische Frage. Beides lässt sich sauber erledigen, ohne dass Ihr Empfang den Patienten vor sich warten lassen muss. Wir dokumentieren die Anrufgründe und zeigen Ihnen, welche Fragen Sie künftig schon vorher beantworten können.“
Was wir für Ihre Praxis lösen
Fachkräftemangel am Empfang
Zahnmedizinische Fachangestellte sind schwer zu finden. Ihre Zeit gehört den Patienten in der Praxis, nicht dem Dauerklingeln.
Empfang zwischen Patient und Telefon
Wer gerade einen Patienten anmeldet oder abrechnet, kann nicht abnehmen. Wir nehmen jeden Anruf an, Ihr Team arbeitet in Ruhe weiter.
Spitzen am Morgen und nach Feiertagen
Gerade zu Praxisbeginn rufen viele gleichzeitig an. Statt Besetztzeichen erreichen Ihre Patienten jemanden, der hilft.
Leere Termine
Absagen, die zu spät oder gar nicht ankommen, kosten Behandlungszeit. Wir nehmen Absagen sofort auf, damit Sie den Termin neu vergeben können.
Unsere Zusammenarbeit gliedert sich in vier einfache Phasen
Setup
Gemeinsam entwickeln wir einen maßgeschneiderten Gesprächsleitfaden und bei Bedarf eine strukturierte FAQ-Datenbank.
Umsetzung
Wir richten die Telefoninfrastruktur ein, schulen unsere Callegen gezielt und helfen bei der Rufweiterschaltung.
Startphase
Die ersten Telefonate werden geführt. Wir prüfen jede Gesprächsnachricht und stellen erste Verbesserungen ein.
Auswertung
Feedback und Abweichungen legen wir Ihnen vor und steuern gemeinsam nach, Potenziale erkennen Sie im Dashboard.
Kein Callcenter-Skript. Echte Kolleg:innen.
Was das für Ihren Alltag konkret bedeutet, Punkt für Punkt.
- Wechselnde, anonyme Agent:innen
- Skript ohne Tiefe zu Ihrem Unternehmen
- Lange Vertragslaufzeiten
- Blackbox-Reporting
- Nachricht aufnehmen, Sie rufen zurück
- Feste Ansprechpartner, die Sie kennen
- Strukturierte FAQ-Datenbank zu Ihrem Betrieb
- Monatlich kündbar
- Transparentes Dashboard mit allen Kennzahlen
- Fallabschluss im ersten Anruf, kein Rückruf nötig
Jeden Tag.
Wenn Sie uns brauchen.
Christian KocuraGründer und Geschäftsführer
Über 30 Jahre im Vertrieb in unterschiedlichsten Positionen, dabei gelernt, auf Menschen einzugehen, ihnen zuzuhören und Lösungen zu erarbeiten, die zufrieden machen. Ehrlichkeit, Augenhöhe und echte Partnerschaft sind gelebte Praxis.
Susann KocuraLeitung Kundenservice
Der Röntgenblick für Prozesse und das Herz für unsere Kund:innen. Als Betriebswirtin denkt sie sich in komplexe Kundenprozesse hinein und entwickelt Lösungen, die nicht nur funktionieren, sondern begeistern.
Das sagen Kunden über unsere Zusammenarbeit
Rita KuckeinCluster General Manager, Hofgut Wißberg
„Die Zusammenarbeit mit Callegen ist für uns eine große Unterstützung im operativen Alltag. Viele Standardfragen unserer Gäste werden bereits schnell und kompetent beantwortet, wodurch unser Empfangsteam spürbar entlastet wird. Anliegen, die eine persönliche Bearbeitung erfordern, werden zuverlässig aufgenommen und per E-Mail an unser Team weitergeleitet – so können wir diese sukzessive und strukturiert abarbeiten. Die Callegen schaffen Freiräume für das Empfangsteam, ohne dass dabei die Servicequalität oder persönliche Betreuung unserer Gäste zu kurz kommt.“
Bereit für eine Praxis, die immer jemanden ans Telefon bringt?
In einem unverbindlichen Erstgespräch schauen wir gemeinsam, welche Anrufe in Ihrer Praxis anfallen und wie wir Ihren Empfang entlasten können.
- Einfache Implementierung
- Kosteneffiziente Lösung
- Geringerer Personalbedarf
Oder schreiben Sie uns direkt
Wir melden uns in der Regel innerhalb eines Werktags zurück.
Häufig gestellte Fragen
Dürfen Zahnarztpraxen ihren Telefonservice auslagern?
Ja. Ärzte und Zahnärzte dürfen externe Dienstleister einbinden, wenn diese zur Verschwiegenheit verpflichtet werden (§ 203 StGB). Unser Dienstleistungsvertrag enthält eine Verschwiegenheitsklausel, zusätzlich schließen wir mit Ihnen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) nach DSGVO.
Geben die Callegen medizinische Auskünfte?
Nein. Wir vergeben Termine, nehmen Anliegen auf und beantworten organisatorische Fragen nach Ihren Vorgaben. Alles Medizinische geben wir an Ihr Praxisteam weiter.
Was passiert bei Schmerzpatienten?
Wir halten uns an Ihre Vorgaben: Je nach Absprache leiten wir sofort an die Praxis weiter oder vergeben den nächsten freien Akuttermin. Das legen wir im Setup gemeinsam fest.
Können Sie Termine direkt in unser Praxissystem eintragen?
Ja, wenn Sie uns Zugriff auf Ihr Terminsystem geben. Ohne Zugriff nehmen wir die Terminwünsche auf und geben sie sofort an Ihren Empfang weiter.
Wie lange dauert die Einrichtung des Telefonservices?
Es braucht nicht viel zum Start: eine Mitarbeiterliste, ein FAQ-Dokument (das wir großteils aus Ihrer gepflegten Website ziehen) und ein Interview zur Definition der Arbeitsanweisungen. Vom Beratungstermin bis zum ersten Telefonat vergehen so nur 14 Tage.
Wie lange binde ich mich an die Callegen?
Wir überzeugen lieber durch Leistung als durch Vertragsbindung, monatlich kündbar. Bei Unzufriedenheit entfernen Sie die Rufweiterschaltung und zahlen nur noch einen weiteren Monat Grundgebühr.
Wie werden die Callegen bezahlt?
Der Dreiklang: einmalige Startgebühr, eine monatliche Grundgebühr ab 99 € für die Bereitstellung, plus präzise Abrechnung nach telefoniertem Volumen, transparent im zeitlichen Verlauf einsehbar.
Callegen: Was bedeutet der Name?
Eine Kombination aus „Kollegen“ und „Call“. Wir verstehen uns als die Kollegen, die sich um Ihre Calls kümmern, in enger Zusammenarbeit mit Ihren Teams vor Ort für zufriedene Kunden.